Apotek Manual Book

Devindo

Apotek

Online     1.5

Development.indonesia

Legal Notices

Copyright © 2017 Devindo, All Right reserved.

Software dan rilis dokumentasi terlindungai oleh hak cipta intelektual, penggunaan dan pengembangan sesuai dengan aturan yang berlaku, penyalahgunaan hak cipta dan penggunaan yang tidak sesuai dengan petunjuk yang diberikan diluar tanggung jawab pengembang dan pemilik hak cipta.

Peraturan penggunaan hakc cipta dilindungi sesuai dengan perundang undangan yang berlaku yang dikeluarkan oleh dinas perlindungan hak dan kekayaan intelektual republik indonesia.

Pengembangan software dan manual book merupakan hak yang dimiliki sepenuhnya oleh tim pengembang dan Devindo.

Tim pengembang menjamin bahwa pembuatan program dan buku panduan adalah benar benar merupakan karya asli dari tim pengembang, tidak meniru atau menjiplak karya dari pihak lain. Dikemudian hari apabila ditemukan kekurangan atau ketidak sempurnaan, tim pengembang memiliki hak dan kewenangan untuk mengembangkan.

Tim Pengembang

Devindo

User Guide

Buku panduan ini dibuat guna memudahkan user dalam menggunakan applikasi yang telah dibuat didalamnya berisi tatacara penggunaan applikasi, mulai dari memasukkan data hingga pada tahap proses atau transaksi, dan menghasilkan sebuah laporan.

Didalam buku panduan ini juga terdapat tips-tips yang dapat digunakan oleh user agar dapat menggunakan applikasi dengan lebih cepat, atau lebih mudah dalam mengisi, memproses data dan melihat laporan sehingga dapat memonitoring project yang sedang berjalan.

Pada buku panduan ini tim pengembang juga memberikan troble shoting apabila user menemui sebuah kendala, serta memberikan kontak yang dapat dihubungi apabila user menghendaki untuk berinteraksi dengan pengembang dari applikasi.

Diharapkan dengan buku panduan user akan mampu memhami dengan baik serta dapat menerapkan dengan sempurna dari applikasi Apotik untuk menjalankan bisnis dan usaha dibidang pelayanan obat untuk menunjang kesehatan masyarakat..

Team

Tim disini adalah tim pengembang sekaligus penanggung jawab dari applikasi apotik. Tim pengembang ini dibentuk guna mempermudah koordinasi serta pembagian tugas yang dibebankan sehingga akan lebih mudah dalam mencapai apa yang direncanakan, serta memberikan pelayanan yang baik pada pengguna applikasi Apotik.

Berikut adalah daftar dari tim pengembang applikasi Apotik pada Apotik For You.

Title	Description
Project Manager	: Misbahchudin
Analys	: Arik Sofan Tohir
Programmer	: Misbahchudin
Development	: Devindo

Untuk dapat berinteraksi dengan tim pengembang anda dapat menghubungi project manager dengan kontak person sebagai berikut:

Title	Description
No Telp	: +6285 790 217 448
Email	: development.indonesia@gmail.com

Preface

Berikut adalah informasi dari Software Apotek yang dikerjakan oleh Team pengembang Ddvindo.

Pada user guide ini terdapat informasi yang anda butuhkan untuk menjalankan aplikasi dari Software Apotek meliputi:

• Overview and reference information

• How to navigate through Software Apotek Applications Windows

• How to submit Softwaew Apotek Applications programs, reports, and listings

Semoga dengan membaca informasi yang ada pada user guide ini dapat membantu anda dalam menjalankan Aplikasi Apotek Application.

Description

Software Apotek ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan akan sistem yang terintegerasi yang mudah dan tidak berbelit belit terutama dalam penanganan pada accounting procedure. Untuk layanan yang berada pada aplikasi ini adalah sebagaiberikut:

1.      Master data

2.      Transaction

3.      Report

4.      Options

5.      Help

Untuk dapat menjalankan sistem ini dengan baik maka dibutuhkan panduan dan training yang dapat dilakukan dengan membaca manual book dari aplikasi ini.

Login

Adalah halaman yang menyediakan fasilitas login pada user, halaman login ini adalah antarmuka pertama yang akan digunakan user untuk mengakses applikasi.

Untuk dapat login Applikasi terlebih dahulu user harus mendaftarkannya pada applikasi bagian Setting user, untuk login standart atau user bawaan applikasi ini developer memberikan user standart sebagai berikut

User               : admin

Password        : admin

User standart ini juga dapat dihapus atau dimodifikasi apabila pengguna telah membuat user terbaru miliknya, agar applikasi tidak disalah gunakan apabila ada pengguna lain yang mengetahui user bawaan dari applikasi. akan tetapi user juga dapat membiarkan user bawaan applikasi ada bila mana lupa dengan user yang telah dibuat dan ingin membuat user baru lagi. Namun user Admin ini tidak direkomendasikan sebagai user untuk menjalankan applikasi.

Main Menu

Adalah menu utama dari aplikasi Aplikasi Apotek dimana menu utama ini akan menjadi tumpuan atau induk dari berbagai menu, yang menjembatani antara data yang terintegrasi dan pengguna aplikasi. Pada menu utama terdari dari 4 bagian penting didalamnya yang perlu diketahui. Bagian bagian tersebut dapat kita lihat pada gambar dibawah ini:

1.    Main MenuEmpat bagian penting pada menu utama dapat kita lihat seperti urutannya sebagai berikut:

Adalah bagian yang menampung semua menu dari aplikasi meliputi Management Aplikasi, Master data, Transaction dan Laporan yang ada didalamnya.

2.    Navigation Bar / Quick Acces

Adalah menu yang disedikan untuk akses cepat, menuju laporan atau menu menu penting lainnya, seperti mengganti user.

3.    Tree View Menu

Menu yang berada disebelah kiri memberikan informasi lengkap mengenai susunan atau level menu yang memiliki kelengkapan sama dengan mein menu.

4.    Status Bar

Adalah informasi atau status yang bersifat dinamis dari aplikasi akan berubah isinya sesuai dengan kondisi aplikasi digunakan.

Options

Adalah menu yang digunakan untuk mengatur Aplikasi Apotek pada menu ini kita dapat melihat ada list menu pada Tree View Menu didalamnya terdapat:

1.      User

Adalah Form yang mengatur pengelolaan user aplikasi.

2.      General Setting

Menu ini akan memberikan informasi kepada kita terkait aplikasi yakni informasi Apotek, jalan, termasuk juga pada pengaturan header dari Nota transaksi.

3.      User Menu

Menu ini disediakan untuk mengatur hak akses user. Disini kita dapat mengatur pemberian menu pada setiap user, hal ini memberikan hasil setiap user dapat memiliki menu yang sangat berbeda sesuai dengan tugasnya.

User

Form User berfungsi untuk mendaftarkan user baru, untuk dapat membuka fasilitas ini terlebih dahulu pendaftar harus login aplikasi, dengan begitu user yang dapat mendaftarkan user baru haruslah user yang memiliki akses pada menu ini. Anda dapat menggunkan user standart bawaan aplikasi dengan user Admin dan password Admin. Berikut adalah tampilan dari data user:

Untuk informasi yang harus diisikan, anda dapat mengisi semua isian, semakin lengkap semakin baik.

General Setting

Adalah form yang digunakan untuk konfigurasi aplikasi dan data Toko serta akan menjadi header dari Nota transaksi. Fasilitas apa saja yang terdapat pada menu ini dapat kita lihat pada gambar berikut:

Kita akan kupas fasilitas penting apa saja yang ada digambar sesuai dengan urutan noimor pada gambar sebagai berikut:

1.      Simpan à Tombol Save Setting Aplikasi

2.      Online Aplication à setting atau Konfigurasi dari aplikasi apakah Online atau Offline

3.      Entri Data à informasi data Apotek sekaligus akan menjadi header Nota.

4.      Picture à adalah konfigurasi Background / latar belakang aplikasi dan logo dari Aplikasi

User Menu

Adalah Form yang digunakan untuk membagi hak akses user terhadap aplikasi, untuk melakukannya kita dapat mengikuti langkah langkah seperti pada gambar dibawah ini:

Rincian langkah langkahnya adalah sebagai berikut:

1.      Pilih user yang telah didaftarkan sebelumnya pada menu User

2.      Jika sebelumnya user telah memiliki hak akses maka pada option menu pada treeview akan terdapat tanda centang, anda dapat mengurangi atau menambah sesuai dengan fasilitas akses yang ingin diberikan pada user yang telah dipilih.

3.      Selanjutnya tekan tombol simpan untuk menyimpan hak akses dari user.

Master Data

Bagian master data memiliki banyak form didalamnya form form ini akan terkait dengan transaksi hingga laporan, masterdata akan memudahkan kita dalam melakukan proses transaksi hingga laporan karena data yang sama tidak perlu dimasukkan berkali kali, cukup dimasukkan sekali. Dengan ketersediaan master data yang sama untuk berbagai kebutuhan memberikan kita kemudahan dalam memanagement data serta memberikan hasil yang seragam karena semua data acuan diambil dari satu tempat.

PBF

Adalah menu yang menampung semua data PBF, PBF sendiri adalah kepanjangan dari Pedagang Besar Farmasi, pada group menu ini tersimpan dasar dari data PBF.

PBF group

Adalah form yang mengatur group dari Pedagang Besar Farmasi. Unutk pengelompokkannya sendiri dapat dikelompokkan sesuai dengan keinginan dari Apotek yang menggunakan aplikasi Apotek ini. Namun untuk saran dari pengembang Group dapat diisi: Modern, Tradisional

PBF category

Adalah form yang mengatur category dari Pedagang Besar Farmasi. Unutk pengelompokkannya sendiri dapat dikelompokkan sesuai dengan keinginan dari Apotek yang menggunakan aplikasi Apotek ini. Namun untuk saran dari pengembang category dapat diisi: Pabrik, Home Industri

PBF type

Adalah form yang mengatur category dari Pedagang Besar Farmasi. Unutk pengelompokkannya sendiri dapat dikelompokkan sesuai dengan keinginan dari Apotek yang menggunakan aplikasi Apotek ini. Namun untuk saran dari pengembang category dapat diisi: Obat Keras, Obat Resep Dokter, Ramuan herbal, Memproduksi Semua Tipe Obat.

Akun

Adalah menu yang menampung semua data Account dalam Akuntansi, pengelompokkan pada Akun ini bertujuan untuk mengetahui kemanakah pemetaan dari keuangan. Akun ini memberikan kemudahan pada kita dalam melihat lalulintas keuangan yang terkait secara otomatis pada debet dan kredit.

Akun group

Adalah form yang mengatur group dari Akun. Unutk pengelompokkannya sendiri dapat dikelompokkan sesuai dengan keinginan dari Apotek yang menggunakan aplikasi Apotek ini. Namun untuk saran dari pengembang Group dapat diisi: Kewajiban, Pendapatan, Pengeluaran Operasional, Harta, Ekuitas, Biaya Pendapatan, Pendapatan Lain, dan Pengeluaran Lain

Akun category

Adalah form yang mengatur category dari Akun. Unutk pengelompokkannya sendiri dapat dikelompokkan sesuai dengan keinginan dari Apotek yang menggunakan aplikasi Apotek ini. Namun untuk saran dari pengembang category dapat diisi: Kas, Gaji, dan Beban.

Akun type

Adalah form yang mengatur category dari Akun. Unutk pengelompokkannya sendiri dapat dikelompokkan sesuai dengan keinginan dari Apotek yang menggunakan aplikasi Apotek ini. Namun untuk saran dari pengembang category dapat diisi: Kas Bank, Kas Ditangan, Gaji Pegawai, dan Beban Operasional.

Management Obat

Adalah form yang digunakan untuk mengelola data obat, pada Form ini anda dapat mengelompokkan dan mendata semua obat serta barang barang yang lain yang anda jual. Menu ubat disini juga memiliki group, category dan type, cara pengelolaan dan penggunaannya pun sama yang menjadi tambahan adalah menu obat memiliki tambahan pada satuan. Karena fasilitas satuan ditambahkan agar obat memiliki pengelompokkan atau pengelolaan lebih detil.

Satuan

Adalah fasilitas yang digunakan untuk membuat data master terkait dengan satuan obat, sehingga dengan adanya fasilitas ini kita dapat mengelompokkan obat berdasarkan dengan satuannya. Berikut adalah gambar dari Form satuan

Obat

Adalah form yang digunakan untuk mengelola data obat, dan barang barang lain yang mungkin dijual pada apotek. Menu obat dibuat dengan semudah mungkin agar pengguna aplikasi tidak terlalu dipusingkan dengan data apa saja yang akan dimasukkan. isian apa saja yang disediakan pada aplikasi apotek dapat kita lihat pada gambar berikut:

Sedangkan untuk tampilan hasil dari data yang diisikan dapat kita lihat dengan menekan tombol Lihat Data maka akan tampak seperti pada gambar berikut:

Pada gambar tampilan data diatas kita dapat melihat jumlah barang / Obat berdasarkan dari pengelompokan Grouop_obat tertera untuk kelompok obat dengan group Botol terdapat 68 item. Selain dapat melihat jumlah pengelompokkannya kita juga dapat melihat jumlah totalnya yang tertra dengan angka 371 item

Transaction

Adalah menu yang mengelola semua transaksi pada Apotek, namun pada versi ini menu yang ada pada aplikasi apotek adalah menu yang telah disesuaikan dengan kebutuhan apotek dimana aplikasi ini terpasang. Menu transaksi adalah menu yang mengelola data transaksi mulai dari penyetokan barang awal,  Pembelian Obat, Setting pengeluaran Apotek,  input pengeluaran hingga pada penjualan barang Seperti sistem Point of Sale atau yang lebih akrab dengan nama sistem ritel.

Stock Awal Obat

Pada dasarnya obat ataupun barang lain yang dijual pada apotek telah terlebih dahulu didaftarkan pada Menu Data Master, namun kita belum memberikan informasi mengenai jumlah dari barang atau obat tersebut.

Pada Stock awal obat kita akan menambahkan Stock obat, stock akan diberikan nilai 0 (nol) apabila kita memiliki struck pembelian yang nantinya akan kita masukkan stocknya dati transaksi Pembelian Obat. Akan tetapi jika kita tidak memiliki nota pembelian dengan sebab transaksi tersebut telah terjadi sangat lama saat sistem atau program kami belum ada anda dapat mengisikannya dengan memasukkan jumlah stock yang tersedia di Apotek.

Menu ini adalah menu pendaftaran awal stock dimana untuk selanjutnya untuk menambahkan stock dapat dilakukan pada Transaction à Pembelian Obat. Berikut adalah form yang digunakan untuk menambahkan stock awal Obat beserta dengan harganya:

Sedangkan untuk hasil dari data yang diiskan dapat kita lihat seperti pada gambar berikut:

Pada gambar diatas kita dapat melihat bagaimana daftar obat obat memiliki stock dan juga detil dari harga, serta masa kada luarsa dari obat tersebut.

Pembelian Obat

Pembelian obat adalah menu transaksi yang digunakan untuk melakukan proses pencatatan pembelian obat dan penambahan stock berdasarkan pada struk yang didapat dari transaksi pembelian ke Suplier Apotek, atau yang lebih dikenal dengan nama PBF (Pedagang Besar Farmasi). Untuk lebih jelasnya apa saja isian dari menu ini anda dapat melihatnya pada gambar berikut:

Proses transaksi pencatatannya cukup gampang anda dapat membaca petunjuk pada kolom pengisian. Untuk hasilnya sendiri anda dapat menekan tombol lihat data sehingga akan nampak seperti gambar berikut:

Dari hasil transaksi ini juga akan secara otomatis menambahkan stock dari Obat yang dibeli. Sehingga kita akan lebih mudah dalam melakukan proses penambahan stock dan transaksi pembelian secara bersamaan.

Pengeluaran

Seperti pada kebanyakan bidang usaha pasti memiliki pengeluaran, baik itu pengeluaran terduga maupun tidak terduga, untuk pengeluaran sendiri pengembang telah menyediakan setting posting dari pengeluaran tersebut yang nantinya akan langsung secara otomatis masuk pada sistem Accounting pada Software Apotek.

Setting Pengeluaran

Proses pengeluaran adalah terlebih dahulu memasukkan Jenis pengeluaran, kemudian diteruskan dengan menentukan akan melakukan Kredit pada akun apa dan melakukan proses Debet ke Akun yang mana. Sedangkan Akun sendiri dapat kita atur pada menu Master Data. Untuk contoh agar anda lebih paham disini simak dari ilustrasi yang diberikut:

1.      Buat akun pada Master Data

a.      Buat akun degnan nama Pembayaran Listrik

2.      Lanjutkan dengan memilih menu Transaction à Pengeluaran à Setting Pegneluaran

a.      Nama               : Pembelian Token Listrik

b.      Rek. Debet       : Tekan Enter Kemudian pilih KAS (artinya kita ambil unag KAS)

c.      Rek. Kredit       : Tekan Enter Pembayaran Listrik (artinya kita gunakan uangkas untuk membayar pembelian Listrik).

d.      Keterangan       : Diisi bila diperlukan (Keterangan boleh dikosongkan)

3.      Simpan

Untuk lebih jelasnya anda dapat menyimak gambar berikut:

Sedangkan untuk hasilnya kita dapat melihatnya dengan menekan tombol Lihat Data.

Pada langkah ini kita telah berhasil membuat configurasi untuk mengatur proses keuangan tersebut du posting. Jadi nanti saat ada transaksi pengeluaran dengan untuk membeli token listrik kita akan mengambil / menguarangi uang KAS (Debet), dan menambah anggaran pengeluaran yang tercatat pada akun pengeluaran dengan nama Pembayaran Listrik (Kredit).

Input Pengeluaran

Input pengeluaran adah form yang digunakan untuk melakukan transaksi pengeluaran, penggunaan form ini untuk kebutuhan pengeluaran uang, sangatlah mudah karena sebelum melakukan transaksi pengeluaran kita telah belajar membuat Setting Pengeluaran. Hasil dari setting tersebut akan kita gunakan untuk melakukan proses pemotongan dana dari akun (Debet) dan penambahan Total pengeluaran dari Akun (Kredit). Untuk lebih jelasnya anda dapat melihat contoh pengeluaran sebagai berikut:

Penjualan

Penjualan adalah salah satu form atau menu yang sering digunakan, sebab pada form inilah proses transaksi pengurangan stock Obat / barang yang dijual berkurang. Untuk dapat menggunakan menu ini anda dapat melakukan prosesnya sebagai berikut Transaction à Penjualan, untuk dapat melakukan penjualan dengan lebih mudah anda dapat mengikuti langkah langkah sebagai berikut:

Pada proses pertama kita telah berhasil menambahkan Semua barang dan mengetahui jumlah yang harus dibayar oleh customer, selanjunya untuk menuju Proses pembayaran kita lanjutkan dengan menekan Tombol F9, sehingga kita ankan mendapatkan tampilan seperi gambar berikut:

Saat ditekan Enter Kita akan melihat transaksi berhasil dilakukan dan Program akan memberikan Informasi pesan seperti pada gambar berikut dan dilanjutkan dengan mencetak Nota.

Report

Laporan adalah salah satu bagian terpenting dari aplikasi dan merupakan hasil akhir dari aplikasi, proses yang mudah baik, dan sesuai dengan sistem yang berjalan, akan menghasilkan laporan yang benar atau semestinya. Sedangkan laporan yang baik adalah laporan yang dapat dibaca atau dimengerti dengan mudah dan memiliki informasi yang cukup.

Informasi yang cukup adalah informasi tertata sebagaimana mestinya, terdapat informasi summary yang mudah untuk dibaca, dan disertai dengen detailnya.

Laporan Penjualan

Adalah form yang memberikan informasi terkait dengan data penjualan, pada form ini kita dapat memilih laporan penjualan berdasarkan periodik yang kita inginkan. Sehingga pada form ini kita dapat melihat laporan berdasarkan harian, mingguan, bulanan bahkan tahunan. Untuk dapat melihat laporan penjualan pada form ini pastikan terlebih dahulu memang ada transaksi yang dilakukan pada rentang waktu tersebut. Berikut adalah form dari Laporan Penjualan:

Sedangkan untuk mencetak laporannya kita dapat menekan tombol Cetak sehingga menghasilkan gambar seperti berikut:

Laporan Pembelian

Adalah form laporan yang memberikan informasi mengenai pembelian Obat atau barang yang dijual di apotek. Pada form laporan ini format laporan dapat dimulai dari kurun waktu tertentu hingga waktu yang di kehendaki. Untuk lebih jelasnya kita dapat melihat contoh laporannya sebagai berikut:

Selanjutnya untuk mengetahui hasilnya dalam format dokument anda dapat menekan tombol Cetak

Laporan Jurnal

Adalah laporan akhir dari aplikasi, pada laporan jurnal ini kita dapat melihat rincian dari keuangan setiap akun dengan cara klik Refresh Data à klik kiri 2x pada Data Akun à Akan menghasilkan laporan keuangan berdasarkan dengan akun yang dipilih. Untuk lebih jelasnya anda dapat melihat gambar berikut:

Sedangkan untuk laporan pada berkas anda dapat menekan tombol Cetak, pada laporan jurnal ini kita akan mendapat kan laporan terbagi menjadi 2 kelompok yakni laporan keuangan secara Summary (Global keuangan berdasarkan akun yang digunakan), dan laporan keuangan secara detail. Berikut adalah contoh laporan keuangan Summary:

Sedangkan untuk detail kita akan memiliki berlembar lembar tergantung seberapa banyak transaksi yang sudah dikerjakan. Untuk lebih jelasnya laporan detail dapat kita lihat pada gambar berikut:

Untuk lebih jelasnya saya telah mengambil bagian akhir dari laporan sebagai evaluasi, berikut adalah gambar footer dari laporan jurnal:

Barcode

Adalah fasilitas yang disediakan untuk membuat Barcode sendiri, pada fasilitas ini kita akan mendapat barcode sebanya 4 baris dan 10 kolom. Jika anda menginginkan lebih saat mencetaknya anda dapat menggandakannya atau menambah jumlah copy. Langkah langkah untuk membuat barcode sendiri adalah dengan menekan menu Report à Barcode. Menu untuk mencetak Jumlah Copy dari Report Barcode adalah sebagai berikut:

Sedangkan untuk mencetak laporan dalam bentuk Berkas, dapat kita lihat sebagai berikut:

Help

Adalah fasilitas bantuan untuk aplikasi, dimana pada menu bantuan ini user akan mendapat informasi tentang pengembang, update terbaru aplikasi, dan dokumentasi yang dapat digunakan untuk menggunakan aplikasi.

About

Adalah informasi yang berkaitan dengan pengembang, namun pada versi ini pengembang belum memberikan informasi berupa logo perusahaan dari pengembang software dan Versi dari Software Apotek. Namun kedepan dengan seiring perkembangan aplikasi pengembang akan terus melengkapinya.

Update

Adalah fasilitas yang disediakan untuk mengecek secara manual untuk mengetahui apakah ada update terbaru dari aplikasi, berikut adalah contoh dari update:

Documentation

Adalah manual book dari aplikasi, pada bagian update kita dapat melihat bagaimana dokumentasi ini tersusun dan anda dapat mencari tahu setiap detail dan fungsi dari aplikasi pada Documentasi ini.

General Index

A All Asset Analys	J Jenis Jawab Jangan	S Selection Sebagai
B Barang Buku Bentuk	K Kabupaten Kartu Inventaris Barang Kepemilikan	T Team Title Tanah
C Convenrtion Cepat Code	L Login Lokasi Lembaga	U User Uniq Untuk
D Daftar Barang Dalam Dapat	M Merk Mudah Melihat	V View Version
E Edition	N Notices	W Windows
F Find Form	O Operation	X
G Group	P Provinsi Password	Y Yang
H Header Hidup	Q Query Quit	Z
I Index Ijin	R Relation Realtime